De spreadsheet voor abonnementen, zoals het hoort
Download hieronder de gratis CSV en kies in Google Spreadsheets Bestand → Importeren om hem te openen. Acht kolommen dekken elk abonnement dat je hebt: dienst, bedrag, valuta, cyclus, volgende verlenging, categorie, betaalmethode en notities. Alleen de verlengdatum heeft een formule nodig.
Download het sjabloon en importeer het in Google Spreadsheets
Deze abonnementen-spreadsheet is één gewoon CSV-bestand: acht kolommen, drie ingevulde voorbeeldregels zodat je de vorm ziet, en lege regels eronder. Het opent in Google Spreadsheets, Excel, Numbers, LibreOffice of elk programma dat een CSV-bestand leest. Je hoeft je nergens voor aan te melden en je e-mailadres is niet nodig.
- Download subby-subscription-tracker-template.csv.
- In Google Spreadsheets open je een spreadsheet en kies Bestand → Importeren.
- Selecteer het gedownloade bestand en kies een importlocatie. Nieuwe spreadsheet maken geeft je een schone kopie. Spreadsheet vervangen overschrijft wat open staat.
- Laat het scheidingsteken op Automatisch detecteren staan. Komt elke regel in één kolom terecht, doe het dan opnieuw en kies Komma.
- In Excel, Numbers of LibreOffice open je het bestand gewoon rechtstreeks. Importeren hoeft niet.
Verwijder daarna de drie voorbeeldregels en begin met het abonnement waar je je het meest aan ergert. Raak je door je geheugen heen, zoek dan abonnementen op je bankafschrift en werk van daaruit verder.
Waarvoor elk van de acht kolommen dient
Subby houdt dezelfde acht velden bij, en dat is geen toeval. Samen beantwoorden ze “wat kost me geld, wanneer, en kan ik het stoppen?” Laat je er één weg, dan geeft het blad op een deel van de vraag geen antwoord meer.
- Dienst. De naam op je afschrift, niet de naam in je hoofd. “Amazon Digital” is waar je later naar zult zoeken, ook al denk je er zelf aan als een videoabonnement.
- Bedrag. Het bedrag dat van je rekening gaat, belasting inbegrepen, op één regel per plan. Splits een gezinsplan alleen in aparte regels als er ook aparte afschrijvingen verschijnen.
- Valuta. De ISO-code (USD, EUR, GBP, RON). Sla dit over en je totaal klopt niet meer zodra iets in een tweede valuta wordt afgeschreven.
- Betalingscyclus. Maandelijks, jaarlijks, wekelijks, per kwartaal, of iets onregelmatigs zoals elke 45 dagen. Mensen vergeten de gevallen die niet maandelijks zijn.
- Volgende verlenging. De waardevolste cel in het blad, want die beantwoordt “kan ik nog opzeggen voordat het wordt afgeschreven?”
- Categorie. Entertainment, werk, gezondheid, huis. Categorieën maken van een lijst een keuze. Vier streamingregels naast elkaar spreken voor zich.
- Betaalmethode. De laatste cijfers van de kaart, PayPal, automatische incasso, of welke appstore afschrijft. Als je gaat opzeggen, vertelt dit je waar je moet kijken. Abonnementen via een appstore zeg je op in de store, niet op de website van de aanbieder.
- Notities. De einddatum van het contract, de prijs die je betaalde vóór de verhoging, wie in huis het nog meer gebruikt, of het een proefperiode is. Schrijf op waarom je je hebt aangemeld, want op de dag van de verlenging ben je dat alweer vergeten.
De verlengingsdatum zichzelf laten berekenen
Datums met de hand intypen is hoe een blad verloedert. Twee formules van Google Spreadsheets dekken bijna elke betalingscyclus.
- Maandelijkse en jaarlijkse cycli. De functie ZELFDE.DAG (EDATE) van Google Spreadsheets “geeft een datum terug die een opgegeven aantal maanden voor of na een andere datum ligt”, met de opbouw ZELFDE.DAG(startdatum, maanden). Een maandelijks abonnement is ZELFDE.DAG van de laatste betaling plus 1, een jaarlijks plus 12, een per-kwartaal-abonnement plus 3.
- Wekelijkse en dag-gebaseerde cycli. Gewoon optellen. De laatste betaling plus 7 voor wekelijks, plus 14 voor tweewekelijks, plus 28 voor vierwekelijks en plus 45 voor het afwijkende geval.
De formule maakt minder uit dan waar hij vanaf telt. Bereken de volgende datum altijd vanaf de vorige vervaldatum, nooit vanaf vandaag. Reken je vanaf vandaag, dan schuift de reeks bij elke overgeslagen week een stukje op, tot het blad bij elke datum fout zit. Subby hanteert zelf dezelfde regel. Een blad dat vanaf vandaag telt, is het blad dat in maart niemand meer vertrouwt.
Rekenen met data aan het einde van de maand. Een abonnement dat voor het eerst op de 31e werd afgeschreven, kan niet elke maand op de 31e verlengen. Wat je spreadsheet ook doet met 31 januari plus één maand, controleer die eerste verlenging in februari met de hand voordat je erop vertrouwt. Zet “afgeschreven op de 31e” in de kolom Notities, dan weet je over zes maanden waarom de datum er raar uitziet.
Gewoontes die de lijst actueel houden
- Werk bij op de dag dat het geld eraf gaat. Zet de cel Volgende verlenging vooruit zodra de melding van je bank binnenkomt. Dertig seconden nu is beter dan een uur zoeken over drie maanden.
- Reken om voordat je optelt. Zet elke regel om naar één valuta in een aparte kolom en tel die op, of voer dezelfde regels in bij de kostenrekenmachine voor abonnementen. Een som met gemengde valuta's is de meest voorkomende reden dat een blad uiteindelijk te weinig laat zien.
Waar een spreadsheet voor abonnementen tekortschiet
De meeste spreadsheets voor abonnementen worden binnen twee maanden niet meer gebruikt. Dat komt hierdoor.
- Het kan je niet herinneren. Een cel met de verlengingsdatum van morgen is niets waard als niemand het bestand opent. Elke proefperiode waarvoor je ooit bent afgeschreven, stond eigenlijk ergens opgeschreven.
- Het weet alleen wat je het laatst hebt verteld. Een prijsstijging, een ander pakket of een andere kaart komt pas in het blad als je het zelf intypt.
- Het zit niet in je zak. Je wilt het hebben als je in de rij staat en je je afvraagt of de dienst waarvoor je je vorige maand hebt aangemeld al heeft afgeschreven.
Niets daarvan maakt een spreadsheet nutteloos. Het is het juiste gereedschap als je een huishoudbudget wilt delen met iemand die in Sheets leeft, of een jaar aan geschiedenis wilt bewaren om bij een prijsverhoging te kunnen laten zien. Gebruik het voor de abonnementencheck van 30 minuten. Vraag het niet om je wekker te zijn. Dat merk je de derde keer dat er iets wordt afgeschreven wat je al had opgeschreven.
Spreadsheet en app kunnen het werk delen. Staat je lijst in Subby 2.1.0 of nieuwer, open dan Inzichten en tik onder Overzicht op Betalingen exporteren (CSV). Je krijgt één rij per betaling die je hebt vastgelegd, met dienst, categorie, kaart, bedrag, valuta en cyclus, als kale getallen en datums in ISO-notatie, zodat Google Spreadsheets of Excel het inleest zonder een decimale komma of een lokaal datumformaat verkeerd te lezen.
Weer vergeten het blad bij te werken?
Subby rekent de volgende verlengdatum uit de vorige en herinnert je voordat die valt. Geen cel om bij te werken.
Gratis · Geen account · Geen bankinlog